Visitatie specifiek voor corporaties > 1.000 vhe

Raeflex hecht veel waarde aan visitaties waarin corporaties en belanghebbenden zich herkennen; daarom leveren wij een visitatie op maat. Dat wil zeggen dat wij binnen de mogelijkheden van de visitatiemethodiek, zoveel mogelijk rekening houden met de wensen van de corporatie. Die wensen kunnen zijn om de visitatie zo lean en mean mogelijk uit te voeren maar ook kunnen er specifieke leervragen worden benoemd. Wij zullen in dat laatste geval samen met de corporatie nagaan of die vragen passen binnen de visitatie. Afhankelijk van de omvang en de spreiding van het woningbezit, de (beleids)problematiek, de hoeveelheid gesprekspartners tijdens de visitatiegesprekken, maken wij een plan van aanpak. Een visitatie duurt gemiddeld drie tot zes maanden en is verdeeld in vier fasen:

1. Voorbereiding door de corporatie (informatieverzameling)

Documenten

De corporatie verzamelt de benodigde documenten en upload deze vervolgens via onze beveiligde digitale portal. Tijdens een visitatie worden de maatschappelijke prestaties van de afgelopen vier jaar in beeld gebracht en beoordeeld. Voor het vaststellen van de opgaven worden prestatieafspraken met de gemeente gebruikt. Wanneer er geen prestatieafspraken zijn dan maakt de corporatie aannemelijk dat de prestaties en de ambities passend zijn in het werkgebied. In deze voorbereidende fase stellen wij materiaal ter beschikking om de visitatie vlot te laten verlopen zoals:

een overzicht van het aan te leveren materiaal;
informatie voor belanghebbenden over de visitatie;
draaiboek voor projectleider van de corporatie.

De secretaris van de visitatiecommissie neemt contact op met uw projectleider om het visitatieproces door te spreken.

Analyse van de prestaties, opgaven en ambities door secretaris en opstellen van position paper door de corporatie

De secretaris stelt de factsheet op met prestaties van uw corporatie van de afgelopen vier jaar. Deze overzichtstabel wordt aangevuld en geaccordeerd door de corporatie voordat de visitatiegesprekken plaatsvinden. De commissie beschikt daardoor over de juiste feitelijke bagage om de gesprekken met belanghebbenden te voeren. De factsheet wordt in een overzichtelijke vorm aan de belanghebbenden ter beschikking gesteld voorafgaand aan de visitatiegesprekken, zodat ook zij een goed beeld hebben van de geleverde prestaties van de corporatie. De prestatietabel maakt ook deel uit van het visitatierapport.
De corporatie stelt een position paper op. In deze position paper geeft het bestuur aan wie de corporatie is, waar ze voor staat, wat ze wil bereiken en waar ze nu staat. Dit kan worden aangevuld met een terugblik op de vorige visitatie (zie Methodiek Maatschappelijke Visitatie 6.0, SVWN). Wij stellen een format ter beschikking voor het opstellen van uw position paper.

2. Voorbereiding door visitatiecommissie en kick-off bij corporatie en bezichtiging van woningbezit

Voorbereiding door commissie
De commissie bestudeert het aangeleverde materiaal van de corporatie, vergadert hierover en bereidt de kick-off en de visitatiegesprekken voor.

Kick-off, meerwaarde van de visitatie vaststellen
De kick-off is bedoeld als nadere kennismaking en inhoudelijke verkenning. De position paper van het bestuur van de corporatie is het belangrijkste onderwerp van gesprek tijdens deze bijeenkomst. Voor uw corporatie bestaat de mogelijkheid om extra thema’s in te brengen die voor u actueel zijn. Dit levert voor u belangrijke meerwaarde op. Verder is er aandacht voor het vorige visitatierapport en de leerpunten die daaruit zijn gekomen voor de corporatie. De voltallige commissie is aanwezig. De commissie spreekt na deze bijeenkomst geen oordelen uit over de corporatie. Voorafgaand (of na) de kick-off bezoekt de commissie (een deel van) het woningbezit van uw corporatie. Tijdens de rondleiding wordt gevraagd minimaal twee complexen te bezoeken: een complex waar de corporatie trots op is en een complex waar de corporatie zich ‘zorgen over maakt’. De rondleiding kan worden uitgevoerd door een wijkbeheerder of MT-lid. De commissie maakt zo op informele wijze kennis met de praktijk van uw corporatie, de specifieke omgevingskenmerken en eventueel met huurders.

3. Visitatiegesprekken en korte terugkoppeling aan het bestuur

Raeflex vindt het van groot belang de belanghebbenden zorgvuldig aan het woord te laten komen, daarom stellen wij persoonlijke gesprekken voor die door de voltallige visitatiecommissie worden uitgevoerd. De visitatiegesprekken zijn bedoeld om de mening van de belanghebbenden te horen over de prestaties van de corporatie. Behalve een oordeel over de maatschappelijke prestaties vraagt de Raeflex‑commissie ook naar de tevredenheid met de wijze van communiceren van de corporatie en de tevredenheid over de mate van invloed op het beleid. Ten slotte kunnen de belanghebbenden in het gesprek verbeterpunten aangeven voor uw corporatie.

Wij maken in overleg met de corporatie een inschatting van het aantal visitatiegesprekken dat nodig is om een goed beeld te krijgen van de prestaties van de corporatie. Wij leggen daarbij extern de focus op de belangrijkste gemeenten in het werkgebied, de huurdersorganisatie en zorg- en welzijnspartijen waarmee de corporatie intensief samenwerkt. De corporatie heeft altijd de mogelijkheid om extra gesprekken toe te voegen, dit is onderwerp van gesprek tijdens de startbijeenkomst. De visitatiegesprekken worden afgesloten met een terugkoppeling van de commissie aan de bestuurder. Hiermee krijgt de corporatie al een eerste indruk van de conclusies van de commissie.

4. Opleveren van het concept visitatierapport en eindgesprek bij de corporatie op kantoor

Concept visitatierapport
Wij leveren het 1e concept visitatietrapport een week voor het eindgesprek aan bij de corporatie. De corporatie kan zich op basis van dit rapport goed voorbereiden op het eindgesprek. In het visitatierapport nemen wij de oordelen op van de commissie op de verschillende onderdelen zoals maatschappelijke prestaties, oordelen van belanghebbenden, Presteren naar Vermogen en Governance. De belanghebbenden geven, behalve hun oordeel op de prestaties, ook verbetertips. In de recensie doet de visitatiecommissie door middel van een verbeteragenda voor de toekomst aanbevelingen aan uw corporatie op strategisch niveau. Het rapport is aansprekend en toegankelijk geschreven. Eveneens is in het rapport een samenvatting opgenomen.

Eindgesprek visitatiecommissie
Tijdens het eindgesprek vindt hoor- en wederhoor plaats bij u op kantoor. De visitatiecommissie licht de rapportage toe. Behalve het visitatierapport komt ook de toekomst tijdens dit gesprek aan de orde.
In de recensie besteedt de commissie aandacht aan:

heeft de corporatie geleerd van het verleden, zoals de laatste visitatie?
doet de corporatie de goede dingen en doet ze die dingen goed, waarbij ook de sterke punten en het verbeterpotentieel expliciet genoemd worden?
hoe staat het maatschappelijk presteren in relatie tot de identiteit van de corporatie, missie en ambities en de context van de corporatie?
wat betekent dat voor de toekomst (vooruitblik en verbeterpunten)?

Dit deel van het eindgesprek sluit aan op de aandachtspunten die u heeft meegegeven. Tijdens het eindgesprek is de complete commissie aanwezig. Indien de corporatie of commissie dit wenst kan ook de directeur van Raeflex aanwezig zijn bij het eindgesprek.

Certificaat
Corporaties ontvangen van Raeflex een certificaat waaruit blijkt in welk jaar de corporatie de visitatie heeft afgerond.

Definitief visitatierapport
Nadat SVWN heeft beoordeeld of Raeflex heeft gewerkt volgens de geldende visitatiemethodiek, wordt het visitatierapport definitief. De corporatie is wettelijk verplicht om haar zienswijze te geven op het rapport. In de zienswijze geven bestuur en RvC aan wat ze met de resultaten van het rapport gaan doen. Raeflex biedt corporaties de mogelijkheid om die zienswijze op te nemen in het rapport. Daarmee zijn de belanghebbenden gelijk op de hoogte van het oordeel van de visitatiecommissie en van de reactie van de corporatie.

Na goedkeuring van het definitief rapport door SVWN wordt de zienswijze door uw corporatie opgesteld. Hierin geeft u uw reactie op het visitatierapport. De corporatie dient het definitieve visitatierapport binnen 6 weken aan te bieden bij alle belanghebbenden en te publiceren op haar eigen website. Het rapport met de bestuurlijke reactie wordt ook op de website van SVWN en op de website van Raeflex geplaatst

De investering van de corporatie
De inspanningen voor de werkorganisatie zijn voor de visitatie vooral geconcentreerd in de weken van de documentenverzameling. Voor een goed verloop van de visitatie vragen wij u een projectleider aan te wijzen. De projectleider is het aanspreekpunt voor de secretaris en werkt samen met de secretaris om de organisatie van de visitatie in goede banen te leiden. De projectleider stelt samen met de secretaris de planning op van de visitatiegesprekken. Ook levert de projectleider namens de corporatie tijdig het diverse materiaal aan. Daarnaast besteedt het (directie-)secretariaat van uw corporatie tijd aan het uitnodigen van belanghebbenden. Desgewenst neemt Raeflex deze taak voor u uit handen.