Vraag en antwoord

De werkwijze van Raeflex is:

• Visitatoren met rijke kennis en ervaring die met u en belanghebbenden de dialoog aangaan en aanzetten tot reflectie op en agenderen van belangrijke thema’s.
• Wij komen ‘los van het papier’. Tijdens een werkbezoek besteden wij serieus aandacht aan uw werkgebied en gaan wij in gesprek met medewerkers en bewoners.
• Ervaren commissieleden die reflecteren en agenderen: Ook wanneer u zelf vooraf geen specifieke vragen meegeeft zal de commissie verbeterpunten voor de toekomst meegeven.
• Goed leesbare en betekenisvolle visitatierapporten met ontwikkelpunten. Een rapport dat herkend wordt door u, uw organisatie en belanghebbenden.
• Klantgerichte visitaties. Vanuit een integrale blik en reflectie met u en uw organisatie nemen we ontwikkelingsgerichte en toekomstgerichte thema’s en vragen op in de visitatie. Wij ontzorgen uw organisatie en stemmen de visitatie aanpak met u af.
• Visitaties met een duidelijke aanpak en korte doorlooptijd, praktisch gebruikmakend van aanwezige documenten van Autoriteit Woningcorporaties (Aw), accountant en Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW).

Sinds 1 januari 2007 is iedere corporatie die lid is van de VTW en/of Aedes verplicht zich eens in de vier jaar te laten visiteren. Per 1 juli 2015 heeft het visitatiestelsel een wettelijke verankering gekregen. Visitatie is als verplichting voor elke woningcorporatie opgenomen in art. 53a van de herziene Woningwet 2015.

Raeflex heeft al sinds 1999 ervaring met het uitvoeren van visitaties in de corporatiesector en wil zich in blijven zetten voor verbetering van het visitatie-instrument. Volgens Raeflex is een visitatie alleen zinvol als die de sector helpt verbeteringen daadwerkelijk door te voeren. Wij merken op dat een gedetailleerde visitatiemethodiek grenzen stelt aan de klantgerichtheid.     

De wens van Raeflex is dat visitaties in de toekomst beter worden benut door:

• Actief gebruik van het visitatierapport: Rapporten gaan meer ‘leven’ als de omgeving van de corporatie de uitkomsten van de visitatie beter inzet in overleggen met de woningcorporatie.
• Meer aandacht te besteden aan de context en het timmermansoog. Een visitatie is maatwerk, daarom is er aandacht voor de specifieke omstandigheden van het specifieke profiel van de woningcorporatie essentieel.

Er wordt altijd in overleg met de woningcorporatie een offerte op maat gemaakt. De prijs van visitatie is afhankelijk van de grootte van de corporatie, de samenstelling en spreiding van het bezit en de complexiteit van de beleidsproblematiek. Ook is van invloed of uw corporatie zelf een aantal werkzaamheden uitvoert voor de visitatie of dat u alle werkzaamheden uitbesteedt aan Raeflex.

Op basis van een oriënterend gesprek brengt Raeflex een offerte uit voor de visitatie van uw corporatie. In deze offerte wordt onder andere de omvang van de visitatiecommissie aangegeven en hoeveel gesprekken de commissie zal uitvoeren.

Raeflex levert visitaties voor corporaties van verschillende omvang: 

• Visitaties voor woningcorporaties met een omvang boven de 1.000 vhe.
• Visitaties specifiek voor corporaties van 500 tot 1.000 vhe.
• Visitaties specifiek voor corporaties tot 500 vhe.

Daarnaast biedt Raeflex corporaties de mogelijkheid om naast de verplichte onderdelen van een visitatie aanvullende modules toe te voegen, zoals:

• Voorlichting aan de huurdersorganisatie
• Uitgebreide reflectie op position papier
• Extra visitatiegesprekken
• Presentatie na afloop van de visitatie
• Deelname aan een experiment

Raeflex stelt een offerte op maat voor u op.

De visitatiecommissie kan variëren van twee tot vier personen.

De commissie kent per visitatatie minimaal een voorzitter en een secretaris/algemeen commissielid. Afhankelijk van de omvang van de corporatie worden er meerdere commissieleden/secretarissen ingezet.

De commissie dient onafhankelijk en gezaghebbend te zijn voor de opdrachtgever. Daarom geven wij de opdrachtgever de mogelijkheid commissieleden te ‘wraken’. Indien de opdrachtgever niet akkoord gaat met een van de voorgestelde commissieleden, zal Raeflex een ander commissielid met vergelijkbare kwaliteiten voordragen. Woningcorporaties kunnen ook zelf commissieleden voorstellen, mits de onafhankelijkheid is gewaarborgd.

Raeflex neemt in de offerte een voorstel op voor de samenstelling van de visitatiecommissie. De corporatie mag ook zelf vooraf een verzoek indienen voor een commissie(lid), mits hij/zij onafhankelijk is voor het uitvoeren van de visitatie.

Raeflex maakt gebruik van een pool van visitatoren die op onze website te vinden is. Bij de samenstelling van de visitatiecommissie staat objectiviteit en onafhankelijkheid voorop. Raeflex gaat na of visitatoren geen banden hebben met uw corporatie, die een onafhankelijk optreden in de weg staan. Verder houdt Raeflex bij de samenstelling van de commissie rekening met kennis en kwaliteiten van de visitatoren. Voorwaarden zijn zowel kennis van de volkshuisvesting, als juist de ‘frisse blik van buiten’. Raeflex werkt met vaste voorzitters en vaste secretarissen.

Bij een nieuwe aanvraag voor offerte gaat Raeflex nauwkeurig na of onze organisatie en de beoogde visitatiecommissie onafhankelijk zijn.

Woningcorporaties verantwoorden zich over hun prestaties. De maatschappij vraagt daar om. Een visitatie biedt helderheid over de prestaties van een woningcorporatie in het complexe krachtenveld waarin zij werkzaam is.

Sinds 1 januari 2007 is iedere corporatie volgens de AedesCode verplicht om een keer per vier jaar een visitatie uit te laten voeren. In 2008 heeft de ledenraad van Aedes vastgesteld dat alle visitaties moeten plaatsvinden op basis van het beoordelingskader Maatschappelijke visitatie woningcorporaties. Sinds maart 2023 is dit Methodiek 7. Per 1 juli 2015 heeft het visitatiestelsel een wettelijke verankering gekregen. Visitatie is als verplichting voor elk corporatie opgenomen in art. 53a van de herziene Woningwet 2015. 

Een visitatie neemt afhankelijk van de grootte en de complexiteit van de corporatie vanaf de voorbereidende vergadering circa 8 tot 12 weken in beslag. 

• De start van de visitatie begint met een voorbereidende vergadering. De voorzitter en secretaris bespreken met u het visitatieproces, de focus, vraagstelling en uitnodiging van belanghebbenden (wie?) en staat de rol van de huurders centraal.
• Tijdens de startbijeenkomst, eventueel aansluitend een bezoek langs het bezit van de corporatie, worden alle gemaakte afspraken uit de voorbereidende vergadering doorgenomen en definitief vastgelegd.  – Gemiddeld heeft de corporatie twee weken nodig voor de informatieverzameling en het schrijven van de position paper en het uitnodigen van belanghebbenden. (U kunt het uitnodigen van belanghebbenden in overleg ook door Raeflex laten uitvoeren.)
• De visitatiecommissie begint, zodra alle documenten van de corporatie beschikbaar zijn, met het bestuderen van de stukken en het voorbereiden van de startbijeenkomst, eventueel rondje langs het bezit en de visitatiegesprekken.
• Na de visitatiegesprekken die door de voltallige visitatiecommissie face-to-face of digitaal worden uitgevoerd, wordt het 1e concept visitatierapport opgesteld.
• Na het eindgesprek worden de feitelijke onjuistheden gecorrigeerd door de secretaris waarna het definitieve visitatierapport ter beoordeling wordt aangeboden aan Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN).
• De corporatie schrijft een bestuurlijke reactie op het rapport en het is mogelijk dat er een maatschappelijke reactie aan het rapport wordt toegevoegd door bijvoorbeeld de huurdersvereniging. Deze documenten aanleveren bij Raeflex, tot 6 weken na goedkeuring van het rapport door SVWN.
• Na goedkeuring door SVWN wordt het rapport opgeleverd aan de corporatie en via verschillende kanalen openbaar gemaakt.
• Een nieuw verplicht onderdeel van methodiek 7 is het Ontwikkelgesprek. Na circa een half jaar tot een jaar kijkt de visitatiecommissie samen met bestuur, management en RvC terug op belangrijkste bevindingen en hoe de corporatie die intern en extern inzet voor het leveren maatschappelijke prestaties

Pilots 1999 – 2002
In 1999 is door de toenmalige commissie-In ’t Veld onderzocht of visitatie een goed instrument voor de volkshuisvesting is. Op grond van het advies van de commissie-In ’t Veld zijn in 2000 en 2001 vijftien pilots uitgevoerd bij woningcorporaties.

Vrijwillige visitaties 2002 – 2007
De ervaringen met visitatie waren dermate positief dat besloten is hiervoor Raeflex, Stichting visitatie woningcorporaties, in het leven te roepen.

Raeflex is vervolgens in 2002 van start gegaan en heeft tot eind 2006 in totaal bijna vijftig – vrijwillig aangevraagde – visitaties afgerond.

Verplichte visitaties vanaf 2007
Vanaf 2007 is visitatie verplicht voor woningcorporaties. Dit is opgenomen in de AedesCode. Alle leden van Aedes laten zich op grond van deze code een maal per vier jaar visiteren.

2008
Tussen 2007 en 2008 heeft de SEV de methodiek voor maatschappelijke visitatie versie 3.0 ontwikkeld. Deze methodiek maakt het woningcorporaties mogelijk op een eenduidige manier maatschappelijke verantwoording af te leggen over hun prestaties.

2009
Op 9 juli is de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland opgericht. SVWN is een onafhankelijke stichting die de kwaliteit, de ontwikkeling en de borging garandeert van de visitatiemethodiek.

2011
Op 1 januari 2011 wordt de visitatiemethodiek 4.0 ingevoerd. Bij de ontwikkeling van de methodiek is Raeflex nauw betrokken geweest.

2014
Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland voerde op 1 april 2014 de nieuwste visitatiemethodiek 5.0 voor woningcorporaties in. Raeflex heeft in 2013 actief bijgedragen aan de totstandkoming van die methodiek door haar bijdrage te leveren aan brainstormsessies met SVWN (voorjaar 2013), het uitvoeren van drie proefvisitaties en daarover te rapporteren naar SVWN (december 2013) en het bijwonen van een vergadering met het college van deskundigen van SVWN (januari 2014).

2015
Visitatie is eens in de vier jaar verplicht gesteld via de nieuwe Woningwet en geldt sinds die datum voor alle woningcorporaties (ook voor de niet Aedes-leden). De wijze waarop de visitatie moet worden uitgevoerd is vastgelegd in de Woningwet 2015, artikel 53a.

2019
Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland voerde op 1 januari 2019 de nieuwste visitatiemethodiek 6.0 voor woningcorporaties in, welke per 1 maart 2019 verplicht werd gesteld. Na overleg tussen SVWN en Aw maakt de Aw het nu ook mogelijk dat corporaties die tussen 1 juli 2019 en 1 juli 2021 gevisiteerd moeten zijn (o.b.v. dagdatum vorig rapport 4 jaar) zonder problemen zes maanden verruiming van de termijn kunnen krijgen. Corporaties hoeven daarvoor niet apart toestemming te vragen aan de Aw.

2023

Begin 2023 is de nieuwe methodiek 7 ingevoerd door SVWN. Methodiek 7 biedt expliciet de mogelijkheid om huurdersorganisaties en huurders meer positie te geven in de visitatie: vooraf bij de voorbereiding, tijdens de visitatie als gesprekspartner en achteraf in de vorm van een maatschappelijke reactie in het rapport. Daarnaast is nog steeds de mogelijkheid aanwezig om mee te doen aan een experiment om meerwaarde uit de visitatie te verkrijgen.

Nieuwsgierig geworden? Neem gerust contact met ons op.