Visitatie specifiek voor corporaties van 500 tot 1.000 vhe
Globaal bestaat de werkwijze uit vier fasen:
1. Voorbereiden door de corporatie
De corporatie uploadt de documenten via de digitale portal van Raeflex. Verder kan minimale inzet van de corporatie beperkt blijven, doordat:
- de corporatie geen position paper op hoeft te stellen;
- de secretaris een analyse maakt van de gerealiseerde prestaties van de afgelopen vier jaar.
2. Voorbereiden door de commissie
De visitatiecommissie bestaat uit een visitator en een secretaris. De commissie bestudeert het aangeleverde materiaal van de corporatie, vergadert hierover en bereidt de visitatiegesprekken voor. Eveneens biedt Raeflex de corporatie de mogelijkheid om enkele weken voorafgaand aan de visitatiegesprekken een kick-off te houden en rondleiding langs het bezit. Een kick-off is bedoeld als nadere kennismaking en inhoudelijke verkenning. Voor uw corporatie bestaat de mogelijkheid om extra thema’s in te brengen die voor u actueel zijn. Dit levert voor u belangrijke meerwaarde op. Verder is er aandacht voor het vorige visitatierapport en de leerpunten die daaruit zijn gekomen voor de corporatie. De commissie spreekt na deze bijeenkomst geen oordelen uit over de corporatie. Tijdens de rondleiding wordt gevraagd minimaal twee complexen te bezoeken: een complex waar de corporatie trots op is en een complex waar de corporatie zich ‘zorgen over maakt’. De rondleiding kan worden uitgevoerd door een wijkbeheerder of MT-lid. De commissie maakt zo op een informele manier kennis met de praktijk van uw corporatie, de specifieke omgevingskenmerken en eventueel met bewoners.
3. Visitatiegesprekken
De visitatiegesprekken zijn beperkt tot vier partijen: directie/bestuur, RvC, huurdersorganisatie en wethouder wonen. Met een zorgpartij wordt een telefonisch interview gehouden. De corporatie kan extra visitatiegesprekken toevoegen.
4. Opleveren van visitatierapport
De corporatie ontvangt een goed leesbaar visitatierapport met strategische aanbevelingen voor de toekomst van de visitatiecommissie en verbetertips van de belanghebbenden.
Certificaat
Corporaties ontvangen van Raeflex een certificaat waaruit blijkt in welk jaar de corporatie de visitatie heeft afgerond.
Definitief Visitatierapport
Nadat SVWN heeft beoordeeld of Raeflex heeft gewerkt volgens de geldende visitatiemethodiek, wordt het visitatierapport definitief. De corporatie is wettelijk verplicht om haar zienswijze te geven op het rapport. In de zienswijze geven bestuur en RvC aan wat ze met de resultaten van het rapport gaan doen. Raeflex biedt corporaties de mogelijkheid om de zienswijze op te nemen in het het rapport.
Raeflex garandeert dat u met het opgeleverde visitatierapport voldoet aan de eisen die ten aanzien van visitatie worden gesteld in de AedesCode.
5. De investering van de corporatie
De inspanningen voor de werkorganisatie zijn voor de visitatie vooral geconcentreerd in de weken van de documentenverzameling. Voor een goed verloop van de visitatie vragen wij u een projectleider aan te wijzen. De projectleider is het aanspreekpunt en werkt samen met de secretaris om de organisatie van de visitatie in goede banen te leiden. De projectleider stelt samen met de secretaris de planning op van de visitatiegesprekken. Ook levert de projectleider namens de corporatie tijdig het diverse materiaal aan. Daarnaast besteedt het (directie-)secretariaat van uw corporatie tijd aan het uitnodigen van belanghebbenden. Desgewenst neemt Raeflex deze taak voor u uit handen.
Na afloop van de visitatie stelt uw corporatie een zienswijze op. Hierin geeft u uw reactie op het visitatierapport. De corporatie dient het definitieve rapport binnen 6 weken bij alle belanghebbenden te hebben aangeleverd en het rapport met de bestuurlijke reactie te publiceren op haar eigen website. Het visitatierapport wordt ook op de website van SVWN en Raeflex geplaatst.