Privacyverklaring
1. Inleiding
Je privacy is voor Raeflex van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywet. Dit betekent dat je gegevens veilig zijn bij ons en dat wij ze altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we bij Raeflex doen met informatie die we over jou te weten komen. Bij het voorbereiden, uitvoeren van en rapporteren over visitaties, verwerken we persoonsgegevens van onder meer (voormalige) medewerkers en eventuele inleenkrachten van de opdrachtgever, van bestuurlijk betrokkenen, visitatoren, van belanghebbenden zoals huurdersorganisaties of bewonerscommissies, gemeenten en overige belanghebbenden. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, gebruiken en bewaren en met welk doel. Raeflex is verantwoordelijk voor het gebruiken van persoonsgegevens van contactpersonen. Daarbij houden we ons aan de relevante wet- en regelgeving.
Zie hier voor een overzicht van alle wetten en regels.
Als je vragen hebt, of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact op met Raeflex.
Onze contactgegevens: Raeflex B.V. Kierkamperweg 17B 6721 TE Bennekom Algemeen telefoonnummer 0318-746 600 U kunt ook contact opnemen via secretariaat@raeflex.nl
2. Van wie we persoonsgegevens verwerken
Raeflex vraagt in de uitvoering van een opdracht tot visitatie – conform het accreditatiereglement – documentatie op bij de opdrachtgever. Deze documentatie wordt na ontvangst verzameld in het visitatiedossier bij Raeflex. Omdat Raeflex documentatie opvraagt die door opdrachtgevers of andere derden is opgesteld, hebben wij geen invloed op de inhoud daarvan. In de regel is Raeflex niet geïnteresseerd in persoonsgegevens anders dan voor het leggen van contact, maar is het nu eenmaal in de aard van de documentatie dat daar wel persoonsgegevens in opgenomen kunnen zijn. We verwerken persoonsgegevens van: Medewerkers en voormalig-medewerkers van opdrachtgever | Inleenkrachten en voormalig inleenkrachten van opdrachtgever | Bestuurders en toezichthouders van opdrachtgever | Gemeentelijke vertegenwoordigers | Vertegenwoordigers van belangenorganisaties | Visitatoren | Autoriteiten die een wettelijke taak hebben tot het Nederlandse visitatiestelsel voor woningcorporaties.
3. Waarom we gegevens verzamelen
Ten behoeve van onze bedrijfsvoering
Als opdrachtnemer registreren en onderhouden we persoonsgegevens van de medewerkers van opdrachtgever (contactpersoon) en van andere bij een visitatie betrokken partijen. Deze gegevens worden gebruikt om in contact te komen, zakelijke afspraken te maken en ten aanzien van de visitatie te communiceren en/of afstemming te zoeken. Waar er wordt gecommuniceerd, leggen we vast met wie die communicatie heeft plaatsgevonden.
Ten behoeve van het inhoudelijk uitvoeren van een visitatie
We bouwen een visitatiedossier op met documentatie die is opgevraagd bij en verstrekt door de opdrachtgever. Deze documentatie moet ten behoeve van een visitatie door de visitatoren worden beoordeeld en kan persoonsgegevens bevatten.
4. Door ons verwerkte gegevens
4.1 Door de contactpersoon verstrekte gegevens
Bij het aangaan van een zakelijke relatie, startend vanaf het aanvragen van informatie, tot en met de contacten die er zijn bij het uitvoeren van een visitatie, leggen we de contactgegevens van de contactpersoon vast. Dit betreft naam, functietitel, e-mailadres en direct (mobiel)telefoonnummer.
Van visitatoren leggen we aanvullend pasfoto, gegevens carrière (curriculum vitae), LinkedIn hyperlink, (kantoor)adres, btw-identificatienummer en rekeningnummer vast.
Voor het versturen van nieuwsbrieven vragen we expliciet om toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens.
4.2 Door de opdrachtgever verstrekte gegevens
Onderdeel van de visitatie is het beoordelen van documentatie die door de opdrachtgever is verstrekt. Bij de start van de visitatie vragen we documentatie op conform de documentatielijst van Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland. Het overgrote deel van de persoonsgegevens in deze documentatie betreft naam, contactgegevens (e-mail, telefoonnummer) en (huur)adres.
De documentatielijst is te vinden onder SVWN Handleiding Methodiek 7
5. Grondslag voor de gegevensverwerking
We verwerken de gegevens van contactpersonen van de opdrachtgever op basis van de uitvoering van een overeenkomst. Ook de verwerkingen in voorbereiding op een overeenkomst vallen hieronder. Daarnaast verwerken we persoonsgegevens op de grond van een wettelijke verplichting, als deskundige instantie aangewezen door SVWN, voortvloeiend uit artikel 53a van de woningwet. Tot slot verwerken we persoonsgegevens vanuit een gerechtvaardigd belang dat we als commerciële partij hebben.
6. Met wie we gegevens delen
We delen (persoons)gegevens met de bij de betreffende visitatieopdracht betrokken visitatoren.
7. Hoe we gegevens beschermen
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens van contactpersonen en alle persoonsgegevens in de brondocumenten te beschermen. Daarbij letten we er vooral op dat uw gegevens niet bij anderen terechtkomen en dat de toegang tot onze systemen afdoende is afgeschermd.
8. Hoe lang we uw gegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. In veel gevallen hebben we een wettelijke plicht om gegevens te bewaren. Voor zover het fiscale gegevens betreft is deze bewaartermijn 7 jaar, of wanneer de volgende visitatie is uitgevoerd.
Omdat we voor het visitatiedossier een bewaartermijn hebben van 4 jaar, worden persoonsgegevens in brondocumentatie gedurende 4 jaar bewaard of tot na de volgende visitatie.
De bewaartermijn van persoonsgegevens van andere contactpersonen eindigt na uitdiensttreding bij betreffende partij.
9. Welke rechten u heeft
Inzagerecht
De betrokkene heeft het recht op inzake van de over hem of haar verwerkte gegevens. Deze vraag kan de betrokkene stellen via onze website of per e-mail aan de functionaris gegevensbescherming. We sturen dan binnen 4 weken een overzicht toe van alle persoonsgegevens die we van betrokkene hebben.
Recht op correctie
De betrokkene mag ons vragen om persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen. Dat kan als deze gegevens fouten bevatten of niet volledig zijn. Na een eigen controle voeren we deze wijzigingen direct door. Een correctie kan de betrokkene per e-mail doorgeven.
Bezwaar tegen het verwerken van uw gegevens
De betrokkene kan bezwaar maken tegen een verwerking van persoonsgegevens. Waar het gaat om persoonsgegevens die we verwerken met toestemming zullen we die verwerking direct beëindigen. In andere situaties beoordelen we of er op ons vanuit de visitatierichtlijnen de verplichting rust om de betreffende persoonsgegevens te blijven gebruiken.
- Neem contact op met onze privacycoördinator als u bezwaar wilt maken tegen een verwerking van persoonsgegevens.
Recht op dataportabiliteit
Waar het persoonsgegevens betreft die digitaal zijn en die we verwerken met toestemming van de betrokkene of uit gronde van de uitvoering van een overeenkomst heeft de contactpersoon het recht om te vragen deze gegevens in een digitaal bestand te verzamelen en aan hem of haar of een derde partij over te dragen.
- Neem contact op met onze privacycoördinator als u een verzoek dataportabiliteit wilt doen.
Recht op wissen van de gegevens
De betrokkene heeft het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen. Waar het gaat om persoonsgegevens die we verwerken met toestemming zullen we die direct verwijderen. In de meeste situaties hebben we een wettelijke verplichting om gegevens gedurende een aantal jaren te bewaren. In dat geval kunnen we die gegevens niet verwijderen. We zullen een verzoek altijd zorgvuldig bekijken en verzoeker laten weten of we de persoonsgegevens kunnen verwijderen. Als dat niet kan, geven we daar de reden van op.
- Neem contact op met onze privacycoördinator als u een verzoek wilt doen om uw gegevens te wissen.
10. Verdere informatie en vragen
De privacycoördinator is degene op ons kantoor die erop let dat we op juiste wijze met persoonsgegevens omgaan en deze adequaat beschermen. Bij vragen kunt u bij hem terecht.
Contactgegevens privacycoördinator: Raeflex B.V. | Alex Grashof Kierkamperweg 17B 6721 TE Bennekom Algemeen telefoonnummer 0318 – 746 600 U kunt ook contact opnemen via secretariaat@raeflex.nl
11. Hoe u een klacht kunt indienen
Als wij gegevens van u verzamelen en u ontevreden bent over deze privacyverklaring of de wijze waarop we met uw gegevens omgaan, kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Autoriteit Persoonsgegevens Bezoekadres : Bezuidenhoutseweg 30 | 2594 AV Den Haag (alleen volgens afspraak) Postadres : Postbus 93374 | 2509 AJ Den Haag Telefoon : 0900 – 200 12 01 (gebruikelijke telefoonkosten) Openingstijden : Op werkdagen van 09.00 uur tot 12.00 uur en van 14.00 tot 17.00 uur
12. Aanpassing van deze privacyverklaring
We zorgen ervoor dat deze privacyverklaring actueel is. We passen deze verklaring aan als we nieuwe of andere gegevens verzamelen, aan nieuwe partijen verstrekken of er sprake is van wijzigingen in bewaartermijnen of beveiligingsmaatregelen.